Gubernur Instruksikan OPD Bentuk Unit Pengelola Kearsipan

Tanjung Selor, Info Benua – Gubernur Kalimantan Utara (Kaltara) Dr H Irianto Lambrie menginstruksikan agar setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) membuat perpustakaan khusus dan unit pengelola kearsipan. Ini sesuai dengan Instruksi Gubernur Kalimantan Utara Nomor 20 Tahun 2017 tentang Pembentukan Perpustakaan Khusus dan Unit Pengelola Arsip Di Perangkat Daerah Pemerintah Provinsi Kalimantan Utara.

Gubernur menyebutkan, ini bertujuan agar semua dokumen yang ada dapat ditempatkan pada rak khusus yang mirip dengan perpustakaan. Sehingga, dokumen arsip tersebut dapat tersimpan rapi. Karena itu, Irianto pun meminta dari masing-masing perangkat ada pengelolanya. “Sekretaris akan menjadi kepala unit pengelolaan arsip dibantu oleh 2 hingga 3 orang untuk mengelola arsipnya di setiap OPD,” ujar Irianto.

Tidak hanya itu, Irianto pun menginstruksikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltara untuk membuat aplikasi Bank Data. Ini bertujuan membantu seluruh OPD untuk melakukan pencarian data dengan mudah. “Referensi memudahkan pencarian data sehingga mudah untuk dicari. Bank Data sendiri bentuknya bisa berupa aplikasi, atau sistem informasi baik itu berbasis desktop maupun website, baik online atau offline,” jelasnya.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltara Hermawan menuturkan, akan segera merealisasikan instruksi Gubernur Kaltara mengenai penyediaan Bank Data. “Data itu sangat penting dan pada dasarnya kita semua memerlukan data yang akurat. Untuk itu, Gubernur telah mengimbau agar seluruh OPD di lingkup Pemprov (Pemerintah Provinsi) Kaltara untuk melakukan pengarsipan file semua kegiatan dokumentasi dan lain-lain menggunakan Bank Data,” jelas Hermawan.

Informasi dan data yang disimpan Bank Data, juga harus up to date sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing OPD. “Imbauan ini juga berdasar kepada Undang-Undang (UU) No. 43/2007 tentang Perpustakaan, tepatnya Pasal 25 yaitu perpustakaan khusus menyediakan bahan perpustakaan sesuai dengan ketentuan pemustaka di lingkungannya, dan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan, Pasal 16 ayat 1 bahwa organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan,” papar Hermawan.

Dalam perealisasian Bank Data, sebut Hermawan, Gubernur juga telah mengarahkan kepada Asisten II Sekretariat Provinsi (Setprov) Kaltara H Syaiful Herman untuk segera berkoordinasi dengan Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) juga Kaltara serta kabupaten dan kota untuk menghimpun data yang dibutuhkan. Tentunya dengan melibatkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. “Harapannya, semua kegiatan didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik melalui Bank Data. Dengan begitu, semua file arsip kegiatan dan dokumentasi di tahun-tahun berikutnya menjadi lebih baik dan rapi,” tuntasnya. (roy/adv).